El Servicio de Documentación constituye uno de los elementos estructurales de la Redacción de cualquier empresa televisiva. Es uno de los soportes de la calidad y de la expresividad narrativa. Gracias a él tenemos memoria, e incluso mejoramos las historias que contamos cada día en los diversos soportes, espacios y formatos. Si una imagen vale más que mil palabras, lo vale tanto cuando la captamos en el presente como cuando alude al pasado y la tenemos para mostrarla, o, en el caso del valor añadido del archivo, cuando constata, evidencia y corrobora lo que estamos refiriendo en un “off” a propósito de la cuestión que fuere.
Aunque no debería ser así, vaya por delante una obviedad: la documentación es básica en cualquier medio audiovisual que se precie, sobre todo cuando éste cuente con unos años, los suficientes, de existencia. Este Departamento es la demostración de su paso, el del medio que fuere, por la historia, así como de su papel notarial respecto a lo que acontece, ya sea más o menos relevante. A efectos de archivo, y para que se entienda, son importantes muchos aspectos y peculiaridades, casi todos, más de los que se pueden apreciar a primera vista: solo a través de él se ve crecer una ciudad, o envejecer a las personas, o conseguirse éxitos tras fluctuantes fracasos más o menos prolongados. La fotografía de todo ello nos viene de la Documentación, de toda la que hayamos hecho acopio.
El gran problema en los medios es la falta de recursos. Es un defecto mayor en los pequeños, claro. La crisis ha venido a poner más piedras en una situación casi insostenible, pues puede afectar, y, de hecho, afecta, a la calidad de las empresas periodísticas. En este marco, el trabajo de rescate de documentos, de información y de todo ese bagaje que podemos utilizar en el día de mañana (genéricamente considerado), aunque nos arropen las tecnologías con sus métodos automáticos, acaba siendo la hermanita pobre de un sistema que hemos de mejorar poco a poco y entre todos, pues el tiempo que le dedicamos a desarrollar un buen sistema de documentación es tiempo que nos damos más tarde para optimizar los resultados cotidianos. La calidad también reside aquí.
Veamos las funciones que se deben llevar a cabo. Son significativas del quehacer cotidiano. Las tareas que podemos y debemos desempeñar en cualquier Servicio de Documentación que se precie tienen que ver con el visionado del material, con la selección del mismo, con la decisión de qué se guarda y qué no, con el mantenimiento de una base de datos en relación a otras paralelas o superiores jerárquicas y con el desarrollo de sistemas y modelos de almacenaje propicios y mejorados continuamente, etc. Debemos contemplar sus faenas de una manera múltiple. Además, vista la Documentación en su conjunto nos permite conocer la profundidad y la necesidad de esta labor que engrandece, cuando está bien confeccionada, el quehacer de la Redacción. Abundando en ello, debe haber un contacto permanente entre los informadores y los documentalistas, en la seguridad de que mejoran los trabajos de ambos colectivos.
Lo que sucede es que no siempre se le confía a ese Departamento la gente suficiente y tampoco en todo momento los criterios que imperan son los de aquellos que más conocen las necesidades y la idiosincrasia del servicio en cuestión. Hay mucha disparidad de pareceres, que no se suelen poner en común, y, según las etapas de gestión gerencial y/o de otro género, se mantienen unas premisas u otras -puede que arbitrariamente- con el consiguiente vacío en la búsqueda y/o localización del material guardado. El que haya una unidad de actuación supone que una pieza se localice o no, y, sobre todo, que se halle en tiempo y forma. Lo que no aparece no existe, y lo que se encuentra tarde ya no nos sirve. Jugamos, en la partida periodística, una carrera contra el reloj.
Es aconsejable, como bien explica en un informe exhaustivo y muy coherente del documentalista Antonio Maestre Hernández, que haya una especie de Comité de Notables, entre los que caben muchos profesionales y de diversas categorías laborales, que apliquen criterios ecuánimes, consensuados, obvios, fáciles de entender y de atender, con economía de medios y optimización de resultados. La idea es no cometer fallos de entendimiento que se pueden dar por carencias en el archivo o a la hora de rescatar de cintas o disquetes. Aprender de la experiencia, fundamentalmente de la mala, es una necesidad con la que ahorramos dinero y ganamos en objetividad.
Por otro lado, cada territorio, cada medio, cada organización, cada grupo de profesionales es un mundo, y lo es en su contexto. Ello se ha de tener en cuenta a la hora de aplicar los criterios correctores de selección y archivo. No todo vale por igual en todas partes. La cercanía comunicativa se ha de pretender también en las tareas documentales. Conocer el entorno y aplicarlo a los métodos selectivos contribuye a gestar una base documental más idónea. La filosofía ha de ser el tener presente lo que nos rodea.
Conviene que, en las labores de archivo, como en todo, se sea exhaustivo, pero no hasta la saciedad, pues podemos desembocar en un sistema lento y poco operativo, y eso no nos vale. Hace falta, como decían los griegos, un término medio, donde parece estar la virtud. Dediquemos el tiempo que sea menester para ganar en rapidez. No obstante, pensemos que, si nos pasamos más de lo debido, ya no compensa.
El archivo implementa
Convengamos también que en un medio audiovisual la documentación no es solo guardar cintas y saberlas localizar. Hay que tener en cuenta el acopio de datos, de informaciones, de referencias a fuentes y opiniones que nos puedan servir para refrescar una noticia cuando la basemos y utilicemos con aspectos documentales visuales… y también escritos, por supuesto. El pasado se puede hacer presente en cuanto sepamos enfocar bien un dato no esclarecido antes o difundido con un perfil más preciso un poco más tarde. No lo olvidemos. Hemos de estar en guardia y preparados para sacar brillo y provecho a lo que vamos atesorando.
No nos cansaremos de repetir que la Documentación, como Servicio, ha de ser potenciada en todos los medios audiovisuales. El caso de los Centros Territoriales de TVE, que mejor conocemos, tiene su especificidad, y, por ello, hemos de insistir mucho más en lo que subrayamos, habida cuenta de que son la vertebración natural de sus respectivos ámbitos y su nexo con todo el Estado. Deben contribuir, y en ello insistimos, a dar un empuje a aquellos sectores o esferas que más lo precisen y han de ensalzar los valores más singulares de cada territorio. La historia, la geografía, las peculiaridades del vestir o gastronómicas, así como el reflejo de aquellas esferas más características, como pueden ser el turismo, la agricultura, la industria, las fiestas, etc., han de aparecer en sus espacios audiovisuales, esto es, en los informativos, en los de entretenimiento, en los divulgativos y culturales, etc., que han de ser el espejo y la huella de cuanto vaya ocurriendo a lo largo del tiempo. Aquí la Documentación, para que quede testimonio de ello, es fundamental, esencial. Cada unidad de trabajo ha de considerar los condicionantes, los que añaden y los que sustraen, para arbitrar una buena Documentación. Los campos han de estar definidos de manera adecuada, de modo que nos permitan acceder a todo lo que tenemos en tiempo y forma, economizando todo cuanto sea menester. La idea es ganar minutos en la búsqueda y dar con el mejor material que podamos.
En este sentido, mantener copias de seguridad, y, si es posible, en soportes que ofrezcan las mayores garantías, es el consejo, y hasta casi la obligación que han de cumplir los responsables de estos Departamentos y sus superiores. Con ellas se evitan sustos, y siempre tendremos al alcance, y por lo que pueda suceder, todo el patrimonio grabado. En algunos casos, hay que empezar por destacarles el alto valor, no ponderado en lo económico, de ese patrimonio que llamamos Documentación. La existencia de material acumulado y sin inventariar y el borrado discrecional de cintas (a veces sin ningún control) es el reflejo (no extensivo, ni preocupante en la mayoría de los casos) de una dinámica que hay que detener.
Por todo ello, en la decisión de qué conviene seleccionar o no deberían intervenir responsables de contenidos, técnicos, directivos, productores, especialistas en las diversas áreas, sin olvidar a otros profesionales del medio, que pueden contribuir a dar una perspectiva mayor y de conjunto. Cuantos más ojos y oídos a la hora de decidir sobre la conservación del material mucho mejor. Todos, en la empresa audiovisual, tenemos una visión, y conviene que sepamos darla, y que tengamos opción de ofrecerla. Muchas opiniones que no recabamos serían, son, precisas, para mejorar la hoja de ruta de cada día. En este campo, como en otros, debemos mirar más extensivamente.
Juan TOMÁS FRUTOS.